Bitte stell dich kurz vor.
Ich heiße Benedikt Siebert, aber alle sagen Benni zu mir. Ich bin 43 Jahre alt und lebe im Süden von Wien, in Liesing.

In welcher NEUSTART Einrichtung und welchem Bereich arbeitest Du? Seit wann bist du bei NEUSTART?
Bei NEUSTART Wien in der Leopoldstadt, also im zweiten Bezirk, als Leiter der Administration. Ich habe von 2009 bis 2010 meinen Zivildienst bei NEUSTART am Franz-Jonas-Platz, in der Außenstelle Floridsdorf absolviert. Das ist eine lustige Geschichte, ich war damals nämlich schon 30. Das Innenministerium hat bei der Einberufung auf mich vergessen (lacht). Meine Verlobte, inzwischen Frau, hat vor der Hochzeit aber darauf bestanden, dass ich den Zivildienst noch nachhole und ich habe mich freiwillig gemeldet. Zum Glück, weil so habe ich zu NEUSTART gefunden. Vor dem Zivildienst habe ich eine Tourismusfachschule absolviert und später, im Aufbaulehrgang, die Matura nachgeholt. Danach bin ich von Oberösterreich zum Studieren nach Wien gezogen. Japanologie und Geschichte. Wobei ich eigentlich zum Inskribieren sagen muss (lacht), ein bisschen auch um meine Eltern, beide Akademiker:innen, zu beruhigen. Daneben habe ich immer wieder als Koch oder Kellner gearbeitet und bin schließlich in einem recht guten Studierendenjob im Kunsttransport und Ausstellungsaufbau gelandet.

Warum hast du dich für NEUSTART als Arbeitgeber entschieden?
Ich wollte schon direkt nach dem Zivildienst bei NEUSTART bleiben, weil es mir so gut gefallen hat. Ich kam ja aus der Privatwirtschaft und zu sehen, wie es an einem Arbeitsplatz ohne Produktionsdruck läuft, hat mich fasziniert. Es war einfach ein ganz anderer Umgang miteinander als ich bis dahin gewöhnt war. Weil zu dem Zeitpunkt keine hauptamtliche Stelle frei war, bin ich Ehrenamtlicher geworden. Das habe ich von 2010 bis 2015 gemacht. Parallel dazu habe ich 2012 in der Administration angefangen. Diese Doppelfunktion, also den ganzen Arbeitstag lang im Büro – und dann auch noch am Abend – mit Klient:innen zu tun zu haben, war mir nach fünf Jahren aber zu viel, deswegen habe ich das Ehrenamt aufgegeben.

Wie darf man sich die Leitung der Administration in einer NEUSTART Einrichtung vorstellen, welche Tätigkeiten fallen in deine Zuständigkeit?
Ok… Ja… Wo soll ich da anfangen (lacht). Also die klassische Stellenbeschreibung wäre wahrscheinlich: „Die Administration garantiert einen reibungslosen Ablauf“. In der Realität mache ich ziemlich viel „klassisches“ Prozess-Management, schaue also, wie wir die Organisation unserer Leistungsbereiche optimieren und welche Abläufe wir praktikabler machen können. Dabei gibt es keinen typischen Arbeitstag. Zuerst checke ich immer meine Kalender und meine E-Mails, danach bin ich meistens viel in Besprechungen mit dem Leitungsteam und meinem Administrationsteam. Was ich immer dabei habe, ist mein A4-Kalender, in dem ich alle Anliegen sammle und kategorisiere, bevor ich sie an die richtigen Ansprechpersonen weiterleite. Natürlich fallen auch die üblichen Bürotätigkeiten an: E-Mails, Telefonate, Excel-Tabellen, …

Wie viele Administrationskolleg: innen arbeiten derzeit in deinem Team? Wie würdest du die Zusammenarbeit beschreiben?
Derzeit sind wir 19 Köpfe, davon zwei Zivildiener. Im August kommen noch zwei neue Kolleg:innen dazu, mit mir sind wir dann 22, also ein relativ großes Team. Ich erlebe die Zusammenarbeit sehr positiv und professionell, obwohl wir – auch durch die Zusammenlegung der beiden Einrichtungen Wien 1 und Wien 2 – derzeit ein recht hohes Arbeitsvolumen bewältigen. Der Zusammenhalt ist wirklich spürbar, das finde ich schön.

Unsere Einrichtung NEUSTART Wien ist Anfang 2024 durch die Zusammenlegung der Einrichtungen Wien 1 und Wien 2 entstanden. Welche Veränderungen hat diese Entwicklung für die Administration bedeutet?
Für mich war irgendwie schon immer klar, dass Wien 1 und Wien 2 eines Tages „zusammenfinden“ müssen. Das war nur logisch, aber der administrative Aufwand ist trotzdem groß. Das habe ich fast ein bisschen unterschätzt, als ich mich als Leiter der Administration beworben habe (lacht). Die Zusammenlegung ist ein langer Prozess, der noch nicht abgeschlossen ist. Man muss bedenken, was das für eine riesen Fusion war. Die „Wachstumsschmerzen“ werden aber von Monat zu Monat weniger, es läuft immer reibungsloser. Für mich war spannend und teilweise sogar überraschend, wie unterschiedlich die Arbeitsabläufe in den beiden Einrichtungen, trotz gleicher Adresse, waren.

Welche Eigenschaften und Fähigkeiten sollte man mitbringen, um den hohen Anforderungen, die eine Organisation wie NEUSTART an die Administration stellt, gewachsen zu sein?
Auf jeden Fall Flexibilität. In Wien schon alleine aufgrund der vielen unterschiedlichen Leistungsbereiche. Außerdem sollte man offen für Veränderungen sein und gut in einem großen Team arbeiten können. Wer ein:e Teamplayer:in mit einem guten Sinn für Humor ist, wird sich bei uns wohl fühlen. Das gehört nämlich, bei allem Ernst und aller Schwere, die unsere Arbeit mit sich bringt, auch dazu!

Was sind die größten Herausforderungen in deinem Job?
Ich habe mit sehr vielen unterschiedlichen Menschen zu tun, muss verschiedene Bedürfnisse unter einen Hut bringen. Als Administrationsleitung hat man eine Art „Sandwichfunktion“, man ist mit Ansprüchen aus dem eigenen Team, aus dem Leitungsteam und teilweise auch aus der Zentrale konfrontiert, denen man gleichzeitig gerecht werden sollte. Das ist nicht ohne, gerade in so einem großen Team.

Was gefällt dir an deiner jetzigen Arbeit am besten?
Die Administrationsleitung als eigene Position ist bei NEUSTART noch relativ neu. Sie macht die Arbeit der Administrationskräfte sichtbar und kann auch in Richtung Zentrale „Lobbying“ betreiben, das finde ich gut. Außerdem taugt mir das Prozess-Management einfach. Viele Verbesserungsvorschläge sind unbürokratisch umsetzbar. Ich habe wirklich das Gefühl, dass ich in meiner Position etwas bewegen kann. Gerade durch die Zusammenlegung unserer Einrichtungen hat sich Potenzial für positive Entwicklungen ergeben, Vieles ist in Bewegung gekommen. Das ist echt cool!

Wo hast du gesehen, dass deine Arbeit etwas bewirkt?
Immer wenn ich positives Feedback von meinem Team oder von Leitungskräften bekomme und wenn ich sehe, dass Prozesse runder laufen als bisher.

Wie findest du persönlich Ausgleich zu deinem Job?
Leider habe ich viel zu viele Hobbies und viel zu wenig Zeit (lacht). Ich spiele gerne mit meiner Tochter und koche gerne und gut für meine Frau. Außerdem mache ich viel Sport, aber nur, weil ich so gerne und so viel esse (lacht). In der Tourismusschule hat mir das Kochen dabei noch überhaupt nicht getaugt, das ist erst während des Studiums in Wien gekommen… inzwischen bin ich aber ein richtiger „Foodie“ und habe auch eine Hausbar, wo ich gerne Cocktails mixe. Dazu kommt, dass ich ein riesen Fantasy Nerd bin – ich lese gerne Fantasy Romane und bemale Miniaturen. Außerdem schaue ich gerne Filme und liebe Musik, vor allem Black Metal, Hip Hop und Reggeaton.

Gibt es sonst noch etwas, das du mit deinen Kolleg:innen teilen möchtest?
Wir dürfen nie unseren Humor verlieren – auch wenn unsere Arbeit oft belastend ist und die Themen, mit denen wir zu tun haben, schwierig. Auch in der Administration bekommen wir den emotionalen Stress mit, den die Klient:innen zum Empfang mitbringen. Es ist wichtig, dass wir trotzdem lachen. Deswegen sage immer, natürlich mit einem Augenzwinkern: „Ein blöder Spruch am Tag ist bei mir Pflicht.“